Como uma empresa de benefícios corporativos migrou 518 contas para o Microsoft 365 com 12 dias de prazo

• 518contas migradas, com OneDrive e pastas compartilhadas
• 12 diasentre a aprovação e o fim do contrato anterior
• 7domínios de e-mail migrados e validados
• 100%das caixas com backup antes da virada

Sobre o cliente

Empresa do setor de benefícios corporativos, com centenas de usuários, múltiplas marcas e sete domínios de e-mail. O atendimento depende do e-mail para operar. Tem equipe interna de TI e cibersegurança.

O desafio: um prazo que ninguém planejaria

O contrato com o provedor anterior tinha data para acabar, e a decisão de migrar para o Microsoft 365 veio em cima dela. Quando a aprovação chegou, restavam 12 dias. Nesse intervalo, era preciso:

• Migrar 518 contas sem que ninguém perdesse e-mail, arquivo ou um dia de trabalho.
• Levar sete domínios e todas as listas, caixas compartilhadas e redirecionamentos que sustentam o atendimento ao cliente.
• Reconstruir a colaboração no SharePoint, com um desenho de permissões que não existia no ambiente anterior.
• Absorver o imprevisto. Contas descobertas durante a execução, um painel Microsoft antigo com relatórios e automações, caixas de e-mail grandes demais para o prazo.

Um projeto desse porte pede semanas de planejamento, principalmente na ponta, com o usuário. O prazo não permitia. O método teve que compensar.

Doze dias não é o prazo que a gente recomendaria para 518 contas. Mas o cliente precisava, e a Braga tinha o método: ondas definidas, backup antes de qualquer movimento, lotes de migração e critérios de validação. Planejamento não é ter tempo, é saber exatamente o que fazer com o tempo que existe.

José Neto, responsável técnico pela migração na Braga IT

A solução: migração em três etapas

Na capacidade Produtividade e Colaboração, a migração para o Microsoft 365 segue um método. Data combinada, backup e plano de reversão, os dois ambientes funcionando juntos durante a troca, o antigo desligado no fim. Comprimido em 12 dias, o método virou três etapas:

1. Preparação (etapa 1): levantamento de contas, backup integral de caixas de e-mail e arquivos, novo ambiente Microsoft 365 configurado, análise dos sistemas afetados e plano para os problemas previstos.
2. Migração (etapa 2): domínio principal, depois os secundários; caixas, OneDrive e sites criados em lotes; listas, grupos e redirecionamentos recriados; acompanhamento e correção em tempo real.
3. Finalização (etapa 3): canal de suporte pós-migração, treinamento da equipe interna em gestão de contas, SharePoint e Teams, ajustes finais e documentação completa entregue ao cliente.

O SharePoint foi a parte mais complexa. O ambiente anterior não tinha mapeamento de quem acessava o quê, então o desenho de permissões precisou nascer do zero, em reuniões sucessivas com as áreas. A Braga migrou as pastas compartilhadas com a estrutura preservada, entregou os sites e treinou a TI do cliente. As recomendações para a organização final ficaram com a equipe interna, que as assumiu com autonomia.

O que apareceu fora do escopo também foi tratado. As caixas grandes demais tiveram o ano corrente migrado de imediato e o histórico entregue à parte. Os relatórios e automações do painel antigo foram migrados componente a componente, com os desenvolvedores do cliente.

O que faz uma migração dar certo não é a ferramenta, é a disciplina: backup antes, lote por lote, validação com quem usa o dado. Foi isso que permitiu descobrir mais contas no meio do caminho e absorver sem comprometer a data.

Laisa Viaro, Team Leader da Braga IT

O resultado

• As 518 contas no Microsoft 365, com e-mail, OneDrive e colaboração.
• As 21 caixas de maior volume com arquivamento e políticas de retenção configurados.
• Três etapas, do levantamento inicial à documentação final, com o conhecimento do ambiente entregue ao cliente.

A virada aconteceu dentro do prazo do contrato anterior, com a equipe trabalhando no novo ambiente e a TI interna treinada para administrá-lo.

Próximos passos

Migrar é o começo. No Core, a capacidade Produtividade e Colaboração vai além da virada: piso de segurança do ambiente Microsoft 365, colaboração com regra e dono por espaço, adoção medida por dado. Para o Microsoft 365 ser usado por inteiro, não só o e-mail.

Sua empresa tem uma migração adiada por medo de perder dado ou parar o trabalho? Fale com a Braga e conheça o Core. Com prazo ou sem ele, o método é o mesmo.